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行政總監網誌《摯誠.志成》

「招标妥」一年间审批逾千宗个案 支援法团复修楼宇 推出「公众版」扩大受惠屋苑和业主

传媒近日广泛报道多个屋苑在筹组楼宇维修工程时出现争议,其中我关注有报道提及将军澳翠林邨业主立案法团举行楼宇维修工程简介会时,有工程顾问代表向业主指,大维修工程没有参与市建局「招标妥」楼宇复修促进服务(「招标妥」),是因为「招标妥」涉及较多操作程序,相对没有使用该服务的工程,需要更长时间才能完成招标;另有法团委员称,受疫情影响,市建局积压很多「招标妥」个案未能及时处理,并影响新申请个案的审批工作。

市建局认为有关说法存在谬误,亦反映部份业界持份者对「招标妥」的工作流程存在误解。尽管翠林邨工程并不属於「招标妥」个案,市建局团队在检视事件后,决定从两方面作出跟进。

首先,我们翻查记录,知悉翠林邨的工程顾问公司,属「招标妥」登记工程顾问公司名册内的其中一间,故此,团队随即致函该工程顾问公司,详细讲解「招标妥」的服务内容、工作流程、各项操作细节以及推行成效,协助该公司全面和正确了解「招标妥」的内容,消除谬误。

另一方面,在民政事务总署的安排下,市建局团队在刚过去的星期四与翠林邨业主立案法团的代表会面,就「招标妥」的申请资格、服务内容及收费、工作流程等各方面的资讯,作深入的解说。我很高兴知道,会面后立案法团的委员对「招标妥」服务有更正面的理解,并认同「招标妥」能协助他们筹组楼宇维修工程。

法团已邀请市建局派代表出席下次的业主大会,详细讲解「招标妥」各项服务及申请事宜,以便业主作出选择。在这方面,我们将会全力配合。

疫情下无影响「招标妥」服务   审批个案持续增加   

市建局在2016年5月推出「招标妥」,担当楼宇维修「促进者」角色,政府亦提供财政资助,使业主和法团能以优惠费用参加「招标妥」,以便享有一系列专业支援服务,从法团筹备招标工程顾问开始,直至召开业主大会拣选工程承建商为止。整个服务流程涉及三个阶段的工作,包括聘请工程顾问、聘请工程承建商以、评审及分析工程顾问提交的标书报告。

对於有说法声称市建局在疫情下积压很多个案,以致未能及时处理新申请个案的审批工作,这并非事实。我向团队了解,市建局收到「招标妥」的申请后,在三个工作天内便会发出确认收到申请的通知;同时,团队会核对申请人的楼宇资料,例如单位数目、法定用途、楼宇的应课差饷租值等,以确定其申请资格及所需支付费用。完成审批程序后,团队便会安排与法团代表签定服务协议及缴付服务费用,整个程序一般在两个月内完成。

自市建局推出「招标妥」至今,截至今年7月底,已审批超过2,600宗申请、涉及约3,300幢楼宇,惠及多达214,000个住宅单位;当中,大约1,000宗申请是在过去12个月完成审批。由此说明,「招标妥」并没有因为疫情引致服务受阻,甚或出现个案积压的情况。

多方措施协助业主筹备招标

此外,为加快法团委聘工程顾问和承建商的过程,市建局的「楼宇复修平台」早前委聘建筑及法律专业顾问,制作了13份适用於法团招标工程顾问和承建商进行公用部份维修工程的招标及合约参考文件,涵盖楼宇检验、修葺、改善消防安全、排水系统以及优化升降机等不同工程范畴,尽量将招标及合约参考文件的条款规范化和标准化,供法团采用,缩短他们筹备及草拟相关文件的时间。

在今年上半年第五波疫情爆发期间,大厦法团和业主在严格的社交距离措施下,未能如常召开实体会议,令维修工程的开标工作需要暂停,涉及的个案约230宗。有见及此,市建局团队善用科技,自今年2月开始试行线上视像直播开标,协助法团加快处理因疫情而暂停开标的个案;另一方面,市建局加快推进在焕然懿居商场内新设的「楼宇复修资源中心」的内部装修工程,提早在今年6月开始,将中心内的会议室,开放予法团免费借用,解决因场地不足而未能开业主会议的问题。

至今,市建局已大致完成处理在今年上半年有待开标的个案,当中约90宗,法团应用视像直播开标这项新安排,在会计师主持下顺利开标;其他个案亦在政府放宽社交距离措施后,陆续举行实体会议,完成开标。

有见线上视像直播开标安排实试成功,我们决定将有关安排恒常化,同时安排线上视像直播开标或实体会议,供业主选择,让一些因为确诊、需要接受隔离或不同原因而无法亲身出席开标的业主,可以透过视像方式见证整个开标过程。

在各方努力下,已审批的「招标妥」申请个案中,约七成法团已通过举行业主大会决议拣选工程顾问,当中部份更已完成招聘工程承建商的工作;只有约一成法团,因为疫情关系而向市建局申请暂缓招标工作,有关个案主任将继续跟进,提供适切的支援。

虽然市建局透过提供不同支援,协助法团及业主加快处理开标事宜;然而,不同阶段工程的招标工作所需要的时间,仍取决於法团进行有关工作的实际进度,加上不同申请个案所涉及的楼宇单位数目、业权分布情况、所需进行维修工程的规模等,亦各有不同,故难以一概而论。视乎个别楼宇的实际情况,法团由聘请工程顾问、工程承建商以及评审标书这三个「招标妥」服务阶段,一般在18至24个月内完成。

「招标妥」工程回标量增近一倍

「招标妥」自推出以来运作良好,承建商亦积极参与。市建局团队比较及分析了推出「招标妥」前、后,招聘工程承建商的回标数据,显示推出「招标妥」后,整体招聘承建商回标数目的中位数约37份,相比未有「招标妥」服务时,回标的中位数大约只有20份,回标数目增幅接近一倍,让大厦法团和业主在招聘承建商时有更多的选择。

「招标妥」服务的另一项支援,是市建局委派独立专业人士,为业主提供专业技术意见及对工程进行独立的估算,为业主提供多一个参考资料。据「招标妥」数据的分析,在使用「招标妥」服务的维修工程项目中,业主最终所拣选的工程承建商的标书,有超过6成的中标价低於独立估算。

团队近日向我分享一宗成功个案,涉及九龙区一个的小型屋苑、单位数目约30伙。大厦法团过去曾尝试组织大维修工程,惟回标数目只有十多份,回标价亦偏高,业主未能拣选合适承建商,最终要搁置工程。及后,法团於2018年申请「招标妥」服务,招聘工程承建商为屋苑进行大维修,包括翻新外墙、为屋苑进行勘察工程、结构维修工程、维修室内公共地方,以及进行地底公众渠管工程等。结果,开标时收到超过40份有效标书,更吸引多间在市场上有丰富工程经验及具实力的承建商入标竞投。屋苑在召开业主大会后,最终拣选合适的工程承建商,而标书所建议的总工程费用亦低於独立估算。

负责管理该屋苑的物业管理公司物业及设施管理助理总经理李先生说,业主普遍认同「招标妥」可以提供一个公平、公正的投标环境,吸引更多工程承建商入标,减低围标的风险,令业主更放心。他又说,「招标妥」平台清晰、易用,自有关服务推出后,其管理公司一直向不同屋苑的法团推广「招标妥」,大多数法团亦乐意采用,协助筹组各类型的楼宇复修工程。

web photo九龙区一个屋苑经「招标妥」拣选合适的工程承建商进行楼宇维修工程。有关工程正在施工,后楼梯已完成翻新及更换消防设施(左);部份公用喉管亦已更换(右)。

web photo物业管理公司助理总经理李先生说,业主普遍认同「招标妥」可以提供一个公平、公正的投标环境,吸引更多工程承建商入标,减低围标的风险。

「公众版」推出一年   280项工程招标

「招标妥」服务受到业主、法团和工程业界欢迎,当中「电子招标平台」提供了一个公平、公正、公开及不受干扰的平台,鼓励更多工程顾问及承建商参与投标,增加回标的数目,令回标价格具竞争力;同时亦让业主和法团在拣选合适的工程顾问及承建商进行维修工程时,有更多的比较和选择,减低围标的风险。

故此,市建局去年4月设立全新的「电子招标平台(公众版)」(「公众版」) (https://openet.brplatform.org.hk) ,让未能参与市建局楼宇复修资助计划的住宅、商业以至工业楼宇,也可以透过「公众版」自行招聘工程顾问和承建商,为物业进行维修保养

「公众版」推出大约一年多,反应理想。截至今年8月底,已有超过280项工程透过「公众版」,由法团自行上载标书,邀请各类型承建商及顾问公司投标。「公众版」的用户涉及不同地区、不同楼龄、类型的楼宇;甚至亦有数千伙、具管理规模的大型屋苑使用;而涉及的工程范畴亦非常多元化,包括维修屋苑斜坡、检验和修葺私人楼宇的公用地方,以至商业楼宇的消防年检执修工程等,反映公众对「招标妥」服务有广泛的认同。

「公众版」亦不限於楼宇复修相关的工程项目。所有参与环境保护署「EV屋苑充电易资助计划」的法团,均使用「公众版」的电子招标平台,聘请工程顾问及工程承建商,以进行电动车充电基础设施筹组及安装工程。

优化电子招标平台

电子招标平台凭藉其开放、公正、易用的优点,吸引更多法团、管理公司和工程承建商使用,惠及更多业主。它作为市建局推广楼宇复修工作的重要一环,将不断持续优化。举例说,现时电子招标平台内设有「业主下载专区」,每个利用平台招标的法团均会获发一个专属的登入帐户及密码,方便法团和管理公司查阅和下载大厦工程报告、标书文件、回标分析以及市建局提供的意见等文件,了解维修进度。

然而,有业主向我们反映,部份法团为免工程资讯外泄,没有向业主公开帐户名称及密码,结果业主只可以在管理公司办公时间,到办事处查阅有关文件,对业主造成不便。

为此,市建局团队正研究方案,确保申请个案大厦的每一名业主均可收到所需帐户名称及密码,加强资讯透明度。此外,上载至系统的维修工程招标文件一般多达数百页,团队亦将优化有关「业主下载专区」的文件搜寻功能,便利业主翻查和下载文件内不同章节的内容。这项安排有助增进业主对楼宇复修工程的知识,提升他们为楼宇进行维修保养的主动性和参与度。

楼宇复修工作上,市建局一直担当著「倡导」和「促进」的角色,除了「招标妥」外,「楼宇复修平台」是另一项推广楼宇复修工作的重要措施。自2019年推出后,「楼宇复修平台」经过三个阶段的建设和优化,现已成为一个广受认可、为业主提供专业、全方位楼宇复修资讯、标准文件范本以及工程项目市场数据的一站式资讯平台。

展望未来,我们将加强整合「招标妥」及「楼宇复修平台」这两大支援措施,并持续强化其功能,包括在今年年初推出楼宇复修公司登记计划,将合资格并有意提供楼宇复修工程服务的顾问及承办商名单,整合成服务提供者资料库,协助法团和业主从中选择具备良好工程管理制度的服务提供者,进行所需工程。市建局将逐步透过不同形式的支援,加强业主在了解楼宇维修工程知识及筹办工程这两方面的能力,让业主能持续为其楼宇进行维修保养,这才是解决楼宇老化愈趋严重的正确方向。