应对疫情挑战 楼宇复修工程试行视像开标
我在上一篇网志提到，第五波疫情严峻，除了威胁市民的健康外，市区更新工作亦受到影响，当中，在楼宇复修方面，大厦法团和业主要找合适的开会场地和召集业主代表，以进行筹备楼宇维修工程所需要的工作，包括商议参与楼宇复修计划的决定、拟备标书、开标和聘请工程顾问或承建商等，遇到很大的困难。我留意到最近有传媒报道，部份参与「楼宇排水系统维修资助计划」的个案，有关楼宇的业主指出自去年年中递交申请后，至今仍未能够展开渠管维修工程，担心疫情拖慢工程进行。我随即要求团队了解有关个案的具体情况，及「楼宇排水系统维修资助计划」的执行进度。
市建局自去年开始统一执行全部五项由政府拨款的全港性楼宇复修资助计划时，已关注到新冠疫情持续反覆的情况，因而全面检视筹组楼宇复修工程涉及的程序，循加快审批、压缩流程和增加执行弹性三方面，实行新措施，加强应变能力。因应减少市民外出和社交接触这防疫要求，在平衡继续推进楼宇维修工程的需要下，我们研究从本月开始，为完成委聘工程顾问或承建商招标程序的楼宇个案，应用视像直播开标的新安排，让业主代表能在家监察整个开标过程。
筹组渠管维修工程需按部就班
我们明白在疫情之下，社会尤其关注渠管状况，减低病毒传播的风险；而协助业主维修老旧破损渠管的工作，更是刻不容缓。然而，楼宇排水系统的维修保养问题复杂，部份大厦业主对这类工程所涉及的范围、工作流程、工程筹备和规划及所需时间等，未必有充份认识，引致部份业主对维修工程未能在参与政府的资助计划后马上启动，感到担忧。
自我们推出「楼宇排水系统维修资助计划」开始，截至本月底，已协助超过150幢合资格楼宇展开公用排水系统勘测。而就报道中的「楼宇排水系统维修资助计划」个案来说，该法团在去年举行业主大会，通过整幢楼宇参加计划的议决，但到8月中提交申请时，仍未整理好相关的会议纪录，提交予市建局。期间，市建局除委派个案主任提醒法团尽快整理会议纪录予市建局审批申请之外，并同时作出两项灵活安排，包括在10月批出「有条件批准」通知书，让有关法团可先行展开工程的筹备工作；以及安排法团签署勘察楼宇同意书，以便顾问提早到楼宇展开勘察。
法团最终在11月底交齐文件及签署勘察楼宇同意书，市建局随即发出《原则上批准通知书》，并安排独立顾问作楼宇勘察。顾问在一个月内完成勘察工作及提交报告初稿予市建局，经市建局审批后的最后报告亦在上月初备妥。我们现正与法团代表联络，商讨顾问向法团和业主讲解勘察结果的安排，及协助制定工程范围和标书，相关工作没有因为疫情而拖延。
以「楼宇排水系统维修资助计划」来说，市建局在收到法团的申请书后，个案主任一般可在数日内，透过局内的资料库完成核对申请楼宇的资料、包括楼龄、楼宇用途、楼宇的应课差饷租值等。不过，针对涉及公用渠管相关命令的楼宇，我们需要向屋宇署查询最新命令的资料，因此需要额外时间，向相关部门索取资料核对，才能确定个案符合申请资格、优先排序及通知法团。
另一方面，因大厦渠管属公用设施，参与维修计划的合资格大厦法团，须根据《建筑物（管理）条例》的规定召开业主大会，就通过整幢楼宇参加计划作出独立议决，并向市建局提交相关会议纪录，才会获发《原则上批准通知书》。据我们观察，法团在疫情前一般在数星期内可以召集业主和预约场地开会，但在疫情期间，法团要大约两个月甚至更长时间，才能召开业主会议。
此外，排水系统复杂，往往涉及不同业权，维修保养有别於单位内渠管的小型工程，例如修葺或更换全幢楼宇的公用排水管道，需要全体业主负责维修和保养；至於从个别单位内厨厠设施连接至外墙垂直排水管的分支喉管，因只供个别单位专属使用，需由相关单位的业主负责。这次资助将涵盖这两类涉及垂直公用排水管及其附近分支渠管的维修工程，不过总资助额有上限，法团需要就如何运用资助以决定更换的公用喉管及分支喉管数目，以至若超出资助额每户业主摊分多少费用等问题，与业主商议。故此，市建局需要安排独立顾问，为全幢楼宇的公用渠管系统作全面勘察，就勘察结果和工程及资助范围向业主详细讲解，协助法团从中协调，争取业主之间的共识。
此外，视乎楼宇的单位数目和喉管数目，工程费用涉及数以十万元，根据民政事务总署的大厦采购及招标程序，若然工程金额超过20万元或相等於法团每年预算的20%款额，即须以招标承投方式进行；如采购金额相等或超过每年预算的20%款额，更需要举行业主大会通过有关之聘用。因此，法团需要就工程范围与业主取得共识，才能展开招标工作，一般来说，由独立顾问作楼宇勘察、筹备标书至完成招标程序，最快需时3至4个月才能完成。
因此，参与「楼宇排水系统维修资助计划」的大厦业主，须理解大约需要最少9个月的时间，才能完成一系列筹备工作，展开维修工程。
加快审批、压缩流程
有见筹备排水系统维修工程涉及多个工序，市建局已尽量增加计划在执行上的弹性，让更多面对老旧失修渠管问题的合资格楼宇，可以尽早展开工程。
针对法团因为筹组业主会议遇到困难而未能通过参与计划议决的个案，市建局於去年10月实施「有条件核准」的新安排，若申请参与计划的楼宇，经核对资料符合申请资格后，市建局便会批出「有条件批准」通知书，让有关法团可展开下一步进行楼宇勘察和筹备标书的工作，同时给予更充裕时间，召开业主大会的会议作相关议决。这项措施实行后至今，连同其他楼宇复修资助计划的合资格个案，有约20个合资格个案的法团因未能在疫情间召开业主会议，在获发「有条件核准」后，业主可随即筹备维修工程。
除了加快批出申请，我们亦压缩筹备标书的工作流程。当楼宇获得「原则上批淮通知书」或「有条件核准」后，市建局安排的独立顾问便会为大厦公用地方的渠管系统进行检查和勘察。在完成勘察后，顾问会透过视像会议向大厦法团代表和业主讲解勘察结果，继而协助法团制定工程范围和草拟标书。相对以往由业主议决、顾问勘察、制订工程范围和草拟标书，每项工序均需要在不同时间、以召开业主大会作工作汇报和商议，新工作流程让各项工序压缩在同一时段内处理，法团只需要召开一次业主大会，通过参与计划的议决及就工程范围和标书内容取得共识，并向市建局补交相关会议纪录和文件，市建局便可发出正式的批准，让法团展开聘请承建商的招标程序。
新措施除加快筹备的流程和时间之外，更减省了疫情下要多次召集业主商讨维修工程的不便。市建局为个案委派的个案主任和独立顾问，在整个流程中亦会透过不同渠道，与业主们保持沟通，解答疑问。
楼宇复修个案首次应用视像直播开标
虽然排水系统维修工程申请的审批工作，以及筹备标书的工作流程已经加快和压缩，然而，至今年1月社区爆发第五波疫情，大约100宗涉及不同楼宇复修资助计划并已完成聘请工程顾问或承建商招标程序的个案，在更严格的限聚令和社交距离措施影响下，未能安排开标。
因应严竣疫情下的挑战，我已要求团队研究应变方案，善用科技抗疫，维持楼宇复修的工作步伐。考虑到市建局楼宇复修资助计划下的维修工程，须在业主、市建局代表或核准会计师共同见证下开标的要求，团队研究利用线上视像直播开标程序，取代业主代表需要亲身到市建局场地现场见证的安排，将需要亲身出席开标的人数减到最少。
在视像直播开标的新安排下，会计师或市建局代表将负责处理开启标书程序，业主可安在家中透过视像方式见证整个开标环节，包括得知回标数目、各投标者的名称及其回标价。会计师会在每份标书上签署和注明日期，稍后并会要求业主代表加签作实。整个开标程序将通过线上视像会议平台，让业主代表在家观看，实时监察整个开标过程。
参与视像开标的业主代表，每人只需要具备一部可以上网的智能电话，就可以登入专设的网上平台，观看整个直播开标的程序，不用安装应用程式，程序简单。团队在安排视像直播前，也会预先与业主代表沟通，了解他们的设备配置和实际情况，并提供技术支援，若有个别业主遇到困难，团队也会再视乎情况提供协助。
我们亦重视视像开标的保安问题，用作直播的网上平台会经加密处理，相关连结及密码只会提供予获授权的法团或业主代表使用。此外，法团或业主代表在监察开标时，亦须全程启动镜头并展示身份，及如实体开标般，全程出席整个视像开标过程，以便市建局代表查核和纪录，而开标完成后，视像录影档案将交予业主妥善保存，以备日后覆检。
团队现正就视像开标这项新措施的操作制定执行细节，最快在本月底可以试行。我们预计，未来每个时段，以视像开标形式可同步处理6个申请个案，相信可在短期内处理目前未能开标的积压个案，亦可畅顺有序地处理未来一年估计超过1,200宗受资助维修工程的开标工作。
第五波疫情来势汹汹，社会必须同心抗疫，做足各项防疫措施，而市建局、政府部门和公共机构，除了全方位配合政府的抗疫工作，也应尽最大努力减低疫情对业务运作的影响，维持公共服务；大厦法团和物业管理业界，亦可参考政府、立法会，以至学校等公私营机构改用视像方式召开会议的方案，就大厦日常管理、议决进行维修保养和聘请承办商等事宜保持沟通，在疫情下维楼宇的保养和良好状态，提升楼宇的抗疫力。