應對疫情挑戰 樓宇復修工程試行視像開標
我在上一篇網誌提到，第五波疫情嚴峻，除了威脅市民的健康外，市區更新工作亦受到影響，當中，在樓宇復修方面，大廈法團和業主要找合適的開會場地和召集業主代表，以進行籌備樓宇維修工程所需要的工作，包括商議參與樓宇復修計劃的決定、擬備標書、開標和聘請工程顧問或承建商等，遇到很大的困難。我留意到最近有傳媒報道，部份參與「樓宇排水系統維修資助計劃」的個案，有關樓宇的業主指出自去年年中遞交申請後，至今仍未能夠展開渠管維修工程，擔心疫情拖慢工程進行。我隨即要求團隊了解有關個案的具體情況，及「樓宇排水系統維修資助計劃」的執行進度。
市建局自去年開始統一執行全部五項由政府撥款的全港性樓宇復修資助計劃時，已關注到新冠疫情持續反覆的情況，因而全面檢視籌組樓宇復修工程涉及的程序，循加快審批、壓縮流程和增加執行彈性三方面，實行新措施，加強應變能力。因應減少市民外出和社交接觸這防疫要求，在平衡繼續推進樓宇維修工程的需要下，我們研究從本月開始，為完成委聘工程顧問或承建商招標程序的樓宇個案，應用視像直播開標的新安排，讓業主代表能在家監察整個開標過程。
籌組渠管維修工程需按部就班
我們明白在疫情之下，社會尤其關注渠管狀況，減低病毒傳播的風險；而協助業主維修老舊破損渠管的工作，更是刻不容緩。然而，樓宇排水系統的維修保養問題複雜，部份大廈業主對這類工程所涉及的範圍、工作流程、工程籌備和規劃及所需時間等，未必有充份認識，引致部份業主對維修工程未能在參與政府的資助計劃後馬上啟動，感到擔憂。
自我們推出「樓宇排水系統維修資助計劃」開始，截至本月底，已協助超過150幢合資格樓宇展開公用排水系統勘測。而就報道中的「樓宇排水系統維修資助計劃」個案來說，該法團在去年舉行業主大會，通過整幢樓宇參加計劃的議決，但到8月中提交申請時，仍未整理好相關的會議紀錄，提交予市建局。期間，市建局除委派個案主任提醒法團盡快整理會議紀錄予市建局審批申請之外，並同時作出兩項靈活安排，包括在10月批出「有條件批准」通知書，讓有關法團可先行展開工程的籌備工作；以及安排法團簽署勘察樓宇同意書，以便顧問提早到樓宇展開勘察。
法團最終在11月底交齊文件及簽署勘察樓宇同意書，市建局隨即發出《原則上批准通知書》，並安排獨立顧問作樓宇勘察。顧問在一個月內完成勘察工作及提交報告初稿予市建局，經市建局審批後的最後報告亦在上月初備妥。我們現正與法團代表聯絡，商討顧問向法團和業主講解勘察結果的安排，及協助制定工程範圍和標書，相關工作沒有因為疫情而拖延。
以「樓宇排水系統維修資助計劃」來說，市建局在收到法團的申請書後，個案主任一般可在數日內，透過局內的資料庫完成核對申請樓宇的資料、包括樓齡、樓宇用途、樓宇的應課差餉租值等。不過，針對涉及公用渠管相關命令的樓宇，我們需要向屋宇署查詢最新命令的資料，因此需要額外時間，向相關部門索取資料核對，才能確定個案符合申請資格、優先排序及通知法團。
另一方面，因大廈渠管屬公用設施，參與維修計劃的合資格大廈法團，須根據《建築物（管理）條例》的規定召開業主大會，就通過整幢樓宇參加計劃作出獨立議決，並向市建局提交相關會議紀錄，才會獲發《原則上批准通知書》。據我們觀察，法團在疫情前一般在數星期內可以召集業主和預約場地開會，但在疫情期間，法團要大約兩個月甚至更長時間，才能召開業主會議。
此外，排水系統複雜，往往涉及不同業權，維修保養有別於單位內渠管的小型工程，例如修葺或更換全幢樓宇的公用排水管道，需要全體業主負責維修和保養；至於從個別單位內廚厠設施連接至外牆垂直排水管的分支喉管，因只供個別單位專屬使用，需由相關單位的業主負責。這次資助將涵蓋這兩類涉及垂直公用排水管及其附近分支渠管的維修工程，不過總資助額有上限，法團需要就如何運用資助以決定更換的公用喉管及分支喉管數目，以至若超出資助額每戶業主攤分多少費用等問題，與業主商議。故此，市建局需要安排獨立顧問，為全幢樓宇的公用渠管系統作全面勘察，就勘察結果和工程及資助範圍向業主詳細講解，協助法團從中協調，爭取業主之間的共識。
此外，視乎樓宇的單位數目和喉管數目，工程費用涉及數以十萬元，根據民政事務總署的大廈採購及招標程序，若然工程金額超過20萬元或相等於法團每年預算的20%款額，即須以招標承投方式進行；如採購金額相等或超過每年預算的20%款額，更需要舉行業主大會通過有關之聘用。因此，法團需要就工程範圍與業主取得共識，才能展開招標工作，一般來說，由獨立顧問作樓宇勘察、籌備標書至完成招標程序，最快需時3至4個月才能完成。
因此，參與「樓宇排水系統維修資助計劃」的大廈業主，須理解大約需要最少9個月的時間，才能完成一系列籌備工作，展開維修工程。
加快審批、壓縮流程
有見籌備排水系統維修工程涉及多個工序，市建局已盡量增加計劃在執行上的彈性，讓更多面對老舊失修渠管問題的合資格樓宇，可以盡早展開工程。
針對法團因為籌組業主會議遇到困難而未能通過參與計劃議決的個案，市建局於去年10月實施「有條件核准」的新安排，若申請參與計劃的樓宇，經核對資料符合申請資格後，市建局便會批出「有條件批准」通知書，讓有關法團可展開下一步進行樓宇勘察和籌備標書的工作，同時給予更充裕時間，召開業主大會的會議作相關議決。這項措施實行後至今，連同其他樓宇復修資助計劃的合資格個案，有約20個合資格個案的法團因未能在疫情間召開業主會議，在獲發「有條件核准」後，業主可隨即籌備維修工程。
除了加快批出申請，我們亦壓縮籌備標書的工作流程。當樓宇獲得「原則上批淮通知書」或「有條件核准」後，市建局安排的獨立顧問便會為大廈公用地方的渠管系統進行檢查和勘察。在完成勘察後，顧問會透過視像會議向大廈法團代表和業主講解勘察結果，繼而協助法團制定工程範圍和草擬標書。相對以往由業主議決、顧問勘察、制訂工程範圍和草擬標書，每項工序均需要在不同時間、以召開業主大會作工作匯報和商議，新工作流程讓各項工序壓縮在同一時段內處理，法團只需要召開一次業主大會，通過參與計劃的議決及就工程範圍和標書內容取得共識，並向市建局補交相關會議紀錄和文件，市建局便可發出正式的批准，讓法團展開聘請承建商的招標程序。
新措施除加快籌備的流程和時間之外，更減省了疫情下要多次召集業主商討維修工程的不便。市建局為個案委派的個案主任和獨立顧問，在整個流程中亦會透過不同渠道，與業主們保持溝通，解答疑問。
樓宇復修個案首次應用視像直播開標
雖然排水系統維修工程申請的審批工作，以及籌備標書的工作流程已經加快和壓縮，然而，至今年1月社區爆發第五波疫情，大約100宗涉及不同樓宇復修資助計劃並已完成聘請工程顧問或承建商招標程序的個案，在更嚴格的限聚令和社交距離措施影響下，未能安排開標。
因應嚴竣疫情下的挑戰，我已要求團隊研究應變方案，善用科技抗疫，維持樓宇復修的工作步伐。考慮到市建局樓宇復修資助計劃下的維修工程，須在業主、市建局代表或核准會計師共同見證下開標的要求，團隊研究利用線上視像直播開標程序，取代業主代表需要親身到市建局場地現場見證的安排，將需要親身出席開標的人數減到最少。
在視像直播開標的新安排下，會計師或市建局代表將負責處理開啟標書程序，業主可安在家中透過視像方式見證整個開標環節，包括得知回標數目、各投標者的名稱及其回標價。會計師會在每份標書上簽署和註明日期，稍後並會要求業主代表加簽作實。整個開標程序將通過線上視像會議平台，讓業主代表在家觀看，實時監察整個開標過程。
參與視像開標的業主代表，每人只需要具備一部可以上網的智能電話，就可以登入專設的網上平台，觀看整個直播開標的程序，不用安裝應用程式，程序簡單。團隊在安排視像直播前，也會預先與業主代表溝通，了解他們的設備配置和實際情況，並提供技術支援，若有個別業主遇到困難，團隊也會再視乎情況提供協助。
我們亦重視視像開標的保安問題，用作直播的網上平台會經加密處理，相關連結及密碼只會提供予獲授權的法團或業主代表使用。此外，法團或業主代表在監察開標時，亦須全程啟動鏡頭並展示身份，及如實體開標般，全程出席整個視像開標過程，以便市建局代表查核和紀錄，而開標完成後，視像錄影檔案將交予業主妥善保存，以備日後覆檢。
團隊現正就視像開標這項新措施的操作制定執行細節，最快在本月底可以試行。我們預計，未來每個時段，以視像開標形式可同步處理6個申請個案，相信可在短期內處理目前未能開標的積壓個案，亦可暢順有序地處理未來一年估計超過1,200宗受資助維修工程的開標工作。
第五波疫情來勢洶洶，社會必須同心抗疫，做足各項防疫措施，而市建局、政府部門和公共機構，除了全方位配合政府的抗疫工作，也應盡最大努力減低疫情對業務運作的影響，維持公共服務；大廈法團和物業管理業界，亦可參考政府、立法會，以至學校等公私營機構改用視像方式召開會議的方案，就大廈日常管理、議決進行維修保養和聘請承辦商等事宜保持溝通，在疫情下維樓宇的保養和良好狀態，提升樓宇的抗疫力。