善用科技 加强前线服务 全力推进楼宇复修
随着业主对大厦保养的意识日渐提高，楼宇复修的需求亦与日俱增。作为楼宇复修推手的市区重建局（市建局）近年积极回应，无论在硬件或软件上均加强投入资源，务求全力推进楼宇复修，缓减市区重建的压力。
较近期的例子，包括市建局参考了市场上物流处理的方法，设立全新的中央标书收集系统，令处理回标过程更快捷方便，大大缩短了楼宇复修工程轮候招标的时间。与此同时，由於新优化的「有需要人士维修自住物业津贴计划」吸引了大量申请，市建局亦成立了专案小队，加强前线员工的服务，日夜赶工协助大批长者处理申请津贴事宜，当中不乏耐心与细心的讲解及支援，务求能尽快让有需要维修单位的业主展开工程，安居乐业。
中央标书收集新系统 助业主加快筹组楼宇复修
标书收集处设於大角咀「市建一站通」一楼，有繁简 中文及英语显示，还可接驳至查询热线，非常方便。
随着「楼宇更新大行动2.0」、「消防安全改善工程资助计划」及「优化升降机资助计划」相继推出，市建局协助业主处理招标的个案不断上升，但现时一些硬件配套将不胜负荷，究竟如何解决此等问题，以避免影响业主进行大厦维修的进度?
「我们都替业主焦急，便想到借助科技解决问题，尽快协助业主做好大厦维修。」市建局楼宇复修经理林天江（Vincent）说。
在市建局工作近8年，Vincent见证着楼宇复修服务需求如火箭般颷升，近年设施开始不敷应用。为此，在管理层引领下，他与团队花了接近年半时间，建立一套全新的中央标书收集系统，大大缩短业主在招聘大厦维修顾问服务及工程承建商所需的时间，间接加快了楼宇复修工程进度，令大厦住客及公众安全更有保障。
标箱不敷应用，源於鼓励业主维修大厦的资助计划愈推愈多，特别是「楼宇更新大行动2.0」及「消防安全改善工程资助计划」，有关资助计划要求业主必须透过市建局「招标妥」的电子招标平台，招聘工程承建商或顾问，为大厦翻新。
「单是『消防安全改善工程资助计划』，第一轮已收到二千几宗申请，一幢大厦要同时招聘承建商及工程顾问，虽然每个合资格的申请会分批处理，而招标时间亦有异，但我们的标箱只有廿多个，每个最多只能容纳十份八份标书，每次招标要用上两至三个标箱，无论怎样计数也不够用。当我们观察到同事预约标箱日期的情况开始紧张，正正就是预期的问题出现了。」Vincent解释。
那么大量加设标箱又如何？想想空间位置及设施配套等问题，就知不容易。Vincent的团队甚至想过仿效商场「格仔铺」，把标箱叠高存放，「但难道要人家爬梯入标？」参观过政府部门及大企业后，团队最终决定参考物流处理所用的条码标签及公共图书馆还书系统的做法，找来熟悉物流业的供应商，开发一套全新的中央标书收集系统，解决这个难题。
Vincent与同事参考物流处理所用的条码标签及公共图 书馆还书系统，开发一套全新的中央标书收集系统，解 决标箱不敷应用的问题。
标书经输送带送到后台，系统备有扫描器记录招标大厦的 资料。
即时招标都无问题
系统设於大角咀「市建一站通」一楼，分前台及后台两部分。投标者只要按电脑屏幕指示，简单按几个键，便可逐一把标书平放入输送带。在后台，电脑会记录入标时间及招标大厦的详情，并即时列印收据给投标者，同时系统会发放电邮确认。每天所收到的标书，由核准的市建局职员扫描标签上之资料，再根据招标大厦资料存放在指定的层架内。这系统每年最多可处理多达3,000个招标个案，远超於传统标箱的承载量。
到了截止投标后，系统更会自动结算标书数目并通知负责开标的注册会计师，让一众见证开标的业主及会计师预留充足时间，务求令整个投标程序更快捷、妥当、安心。Vincent笑说：「如果有大厦业主来找我们，说明天就要招标，我们也可即时配合。不过现在还是初试阶段，系统运作时可能还有地方需要微调，我们都有见招折招的心理准备。」
收集得来的标书，会妥善存放在这些层架上，容量远远大於传统标箱。
截标后，招标大厦业主与注册会计师和市建局职员，一同见证开标。
滴水不漏以保招标公平公正
不过以往在招标期间，标书在开标前都不经人手处理，现在有些步骤却涉及人手操作，如何减低风险？Vincent称：「我们会在每份标书贴上层架的编号，确保不会错放，并将加装无线射频辨识装置，可以追踪文件所在，把人为因素的风险减到最低。」
团队在年半时间由构思到落实计划，每周均开会检视流程，在新设施启用前，还特别邀来廉政公署及内部核数部门给予意见；此外新设施内外均加设闭路电视系统，务求做到滴水不漏，为业主及投标者提供一个更公平、公开、公正的回标程序。「如果当中有甚么错漏，我们的责任很大，所以每个步骤都要想得很仔细。」
开标时，业主在市建局同事陪同下，到新系统后台点算收回的标书。
入标不用戴老花眼镜 投标者业主皆受落
「电子入标方便得多！在屏幕按几个键就可以，我不用戴老花眼镜来找标箱，压力细好多！」任职工程顾问公司的梁先生说，以前每次入标都很紧张，特别是他同时要投入几份不同标书时，常常担心会入错标箱，「老板会杀咗我㗎」。现在所有标书经同一收集入口处理，入标后又有即时收据，还会透过电邮通知公司负责人，梁先生表示安心得多。
安联唐楼业主立案法团主席刘太，这天代表大厦来见证消防工程合约的开标。过去标箱上锁开锁的重责都落在法团委员身上，这次她首次使用新系统，大赞设计方便。刘太笑说：「时代真的进步了，现在大厦维修有市建局带着我们一步步去做，一切程序都集中处理，不再像以前要自己慢慢摸索，真好。」
任职工程顾问公司梁先生
安联唐楼业主立案法团主席刘太（右）
便利同事 用家赞高质
然而凡有新尝试，必定惹来不少回响，这个中央标书收集系统也不例外。Vincent坦言，最初有同事担心系统会令简单的流程复杂化，也有人对它的稳定性存疑。他则说：「同事使用一段时间后，已慢慢领略到新系统的好处。传统上，每年年底是工程招标的高峰期，如果今年8月还没推出新系统，使用标箱的预约期可能已编排到明年2、3月，实在很难向业主交代。但现在随着新设施启用，这个问题已一扫而空了。」
其他用家的反应亦非常正面。曾有来开标的业主称，「完全没想过，招标妥服务收费1250元，会换来这样高质的服务！」
标书放上层架前，都要贴上层架编号标签，以确保存放的地方无误。
中央标书收集系统的介绍片段。
标箱的历史任务
中央标书收集系统的启用，标志着流动标箱将完成历史任务。
曾几何时，楼宇复修工程的招标，是大厦业主的责任。业主一般会在大厦业主立案法团的办公室进行招标，又或借用议员办事处摆放标箱。因为缺乏标准化的系统监管，容易出现有违规矩的情况，例如据部分投标者所称，在交标途中已被劝退、或在派标时有人讹称标书已派完、甚至有个案声称其标书曾被丢进垃圾桶等等，这些情况往往会影响回标数目以至工程造价。
有见及此，自2016年开始，市建局推出「招标妥」楼宇复修促进服务，透过电子招标平台，以及委聘独立专业人士协助业主筹组楼宇复修工程，减低被围标的风险。随着愈来愈多大厦业主使用「招标妥」服务，处理收标过程中的「标箱」设施安排便成为重要一环。
随着招标程序电子化，标箱将完成历史任务。
每天所收集的标书，会由核准的市建局职员按既定程序严谨处理。