善用科技 加強前線服務 全力推進樓宇復修
隨着業主對大廈保養的意識日漸提高，樓宇復修的需求亦與日俱增。作為樓宇復修推手的市區重建局（市建局）近年積極回應，無論在硬件或軟件上均加強投入資源，務求全力推進樓宇復修，緩減市區重建的壓力。
較近期的例子，包括市建局參考了市場上物流處理的方法，設立全新的中央標書收集系統，令處理回標過程更快捷方便，大大縮短了樓宇復修工程輪候招標的時間。與此同時，由於新優化的「有需要人士維修自住物業津貼計劃」吸引了大量申請，市建局亦成立了專案小隊，加強前線員工的服務，日夜趕工協助大批長者處理申請津貼事宜，當中不乏耐心與細心的講解及支援，務求能盡快讓有需要維修單位的業主展開工程，安居樂業。
中央標書收集新系統 助業主加快籌組樓宇復修
標書收集處設於大角咀「市建一站通」一樓，有繁簡 中文及英語顯示，還可接駁至查詢熱線，非常方便。
隨着「樓宇更新大行動2.0」、「消防安全改善工程資助計劃」及「優化升降機資助計劃」相繼推出，市建局協助業主處理招標的個案不斷上升，但現時一些硬件配套將不勝負荷，究竟如何解決此等問題，以避免影響業主進行大廈維修的進度?
「我們都替業主焦急，便想到借助科技解決問題，盡快協助業主做好大廈維修。」市建局樓宇復修經理林天江（Vincent）說。
在市建局工作近8年，Vincent見證着樓宇復修服務需求如火箭般颷升，近年設施開始不敷應用。為此，在管理層引領下，他與團隊花了接近年半時間，建立一套全新的中央標書收集系統，大大縮短業主在招聘大廈維修顧問服務及工程承建商所需的時間，間接加快了樓宇復修工程進度，令大廈住客及公眾安全更有保障。
標箱不敷應用，源於鼓勵業主維修大廈的資助計劃愈推愈多，特別是「樓宇更新大行動2.0」及「消防安全改善工程資助計劃」，有關資助計劃要求業主必須透過市建局「招標妥」的電子招標平台，招聘工程承建商或顧問，為大廈翻新。
「單是『消防安全改善工程資助計劃』，第一輪已收到二千幾宗申請，一幢大廈要同時招聘承建商及工程顧問，雖然每個合資格的申請會分批處理，而招標時間亦有異，但我們的標箱只有廿多個，每個最多只能容納十份八份標書，每次招標要用上兩至三個標箱，無論怎樣計數也不夠用。當我們觀察到同事預約標箱日期的情況開始緊張，正正就是預期的問題出現了。」Vincent解釋。
那麼大量加設標箱又如何？想想空間位置及設施配套等問題，就知不容易。Vincent的團隊甚至想過仿效商場「格仔舖」，把標箱疊高存放，「但難道要人家爬梯入標？」參觀過政府部門及大企業後，團隊最終決定參考物流處理所用的條碼標籤及公共圖書館還書系統的做法，找來熟悉物流業的供應商，開發一套全新的中央標書收集系統，解決這個難題。
Vincent與同事參考物流處理所用的條碼標籤及公共圖 書館還書系統，開發一套全新的中央標書收集系統，解 決標箱不敷應用的問題。
標書經輸送帶送到後台，系統備有掃描器記錄招標大廈的 資料。
即時招標都無問題
系統設於大角咀「市建一站通」一樓，分前台及後台兩部分。投標者只要按電腦屏幕指示，簡單按幾個鍵，便可逐一把標書平放入輸送帶。在後台，電腦會記錄入標時間及招標大廈的詳情，並即時列印收據給投標者，同時系統會發放電郵確認。每天所收到的標書，由核准的市建局職員掃描標籤上之資料，再根據招標大廈資料存放在指定的層架內。這系統每年最多可處理多達3,000個招標個案，遠超於傳統標箱的承載量。
到了截止投標後，系統更會自動結算標書數目並通知負責開標的註冊會計師，讓一眾見證開標的業主及會計師預留充足時間，務求令整個投標程序更快捷、妥當、安心。Vincent笑說：「如果有大廈業主來找我們，說明天就要招標，我們也可即時配合。不過現在還是初試階段，系統運作時可能還有地方需要微調，我們都有見招折招的心理準備。」
收集得來的標書，會妥善存放在這些層架上，容量遠遠大於傳統標箱。
截標後，招標大廈業主與註冊會計師和市建局職員，一同見證開標。
滴水不漏以保招標公平公正
不過以往在招標期間，標書在開標前都不經人手處理，現在有些步驟卻涉及人手操作，如何減低風險？Vincent稱：「我們會在每份標書貼上層架的編號，確保不會錯放，並將加裝無線射頻辨識裝置，可以追蹤文件所在，把人為因素的風險減到最低。」
團隊在年半時間由構思到落實計劃，每周均開會檢視流程，在新設施啟用前，還特別邀來廉政公署及內部核數部門給予意見；此外新設施內外均加設閉路電視系統，務求做到滴水不漏，為業主及投標者提供一個更公平、公開、公正的回標程序。「如果當中有甚麼錯漏，我們的責任很大，所以每個步驟都要想得很仔細。」
開標時，業主在市建局同事陪同下，到新系統後台點算收回的標書。
入標不用戴老花眼鏡 投標者業主皆受落
「電子入標方便得多！在屏幕按幾個鍵就可以，我不用戴老花眼鏡來找標箱，壓力細好多！」任職工程顧問公司的梁先生說，以前每次入標都很緊張，特別是他同時要投入幾份不同標書時，常常擔心會入錯標箱，「老闆會殺咗我㗎」。現在所有標書經同一收集入口處理，入標後又有即時收據，還會透過電郵通知公司負責人，梁先生表示安心得多。
安聯唐樓業主立案法團主席劉太，這天代表大廈來見證消防工程合約的開標。過去標箱上鎖開鎖的重責都落在法團委員身上，這次她首次使用新系統，大讚設計方便。劉太笑說：「時代真的進步了，現在大廈維修有市建局帶着我們一步步去做，一切程序都集中處理，不再像以前要自己慢慢摸索，真好。」
任職工程顧問公司梁先生
安聯唐樓業主立案法團主席劉太（右）
便利同事 用家讚高質
然而凡有新嘗試，必定惹來不少迴響，這個中央標書收集系統也不例外。Vincent坦言，最初有同事擔心系統會令簡單的流程複雜化，也有人對它的穩定性存疑。他則說：「同事使用一段時間後，已慢慢領略到新系統的好處。傳統上，每年年底是工程招標的高峰期，如果今年8月還沒推出新系統，使用標箱的預約期可能已編排到明年2、3月，實在很難向業主交代。但現在隨着新設施啟用，這個問題已一掃而空了。」
其他用家的反應亦非常正面。曾有來開標的業主稱，「完全沒想過，招標妥服務收費1250元，會換來這樣高質的服務！」
標書放上層架前，都要貼上層架編號標籤，以確保存放的地方無誤。
中央標書收集系統的介紹片段。
標箱的歷史任務
中央標書收集系統的啟用，標誌着流動標箱將完成歷史任務。
曾幾何時，樓宇復修工程的招標，是大廈業主的責任。業主一般會在大廈業主立案法團的辦公室進行招標，又或借用議員辦事處擺放標箱。因為缺乏標準化的系統監管，容易出現有違規矩的情況，例如據部分投標者所稱，在交標途中已被勸退、或在派標時有人訛稱標書已派完、甚至有個案聲稱其標書曾被丟進垃圾桶等等，這些情況往往會影響回標數目以至工程造價。
有見及此，自2016年開始，市建局推出「招標妥」樓宇復修促進服務，透過電子招標平台，以及委聘獨立專業人士協助業主籌組樓宇復修工程，減低被圍標的風險。隨着愈來愈多大廈業主使用「招標妥」服務，處理收標過程中的「標箱」設施安排便成為重要一環。
隨着招標程序電子化，標箱將完成歷史任務。
每天所收集的標書，會由核准的市建局職員按既定程序嚴謹處理。