樓宇復修工程實試視像開標成功 探索既可行而合規的業主會議新模式

我在上月的網誌提到，因應樓宇復修資助計劃下已完成聘請工程顧問或承建商招標程序的樓宇個案，有關法團在疫情下未能安排開標的情況，市建局團隊應用科技，試行線上視像直播開標，讓業主代表在家中見證開標環節。在過去一個月，受疫情影響而未安排開標的100多宗個案中，共有約40宗個案的法團已登記預約線上視像直播開標，其中5宗的法團已實試這項新安排，在本局安排註冊會計師主持下成功開標；餘下已預約的個案亦獲安排在未來兩個月進行，業主們對此普遍正面，市建局提供協助的同事都感到鼓舞。

即使加快了開標流程，若然工程金額超過大廈每年管理預算款額的20%，法團仍需要舉行業主會議，通過有關聘用工程顧問或承辦商的議決，因此在疫情下舉辦會議受阻導致籌組工程出現樽頸的情况，未算徹底解決。

有見及此，市建局團隊正詳細審視現行大廈管理法規下有關法團舉行業主會議的相關規定和要求，探討相關法例和採購供應品、貨品及服務的工作守則，是否容許彈性安排，讓法團在疫情的限制下，透過線上舉行視像業主會議，以及其過程中需要關注的事項和執行細節，希望既能協助業主克服疫情防控措施的規限，加快處理積壓的招標文件及聘用議決；亦令當中的操作能符合法規要求。

會計師主持視像開標程序  保障公平公正

視像開標安排運作了一個月，同事匯報各項操作大致順利。在視像開標下，核准註冊會計師和市建局代表會在中央標書收集處開啟標書，整個過程透過視像方式供業主在家監察。職員會在會計師見證下進入標書處理室，開啟指定儲存櫃的櫃鎖，取出有關招標工程項目所收集的標書。會計師透過視像鏡頭，向業主展示每份標書的公司名稱及工程標價，核對及記錄每份標書的回標價，以編製一份招標項目的回標紀錄，最後簽署作實，確保整個開標過程公正、可靠，與業主實地監察無異。

整個開標環節全程以視像直播，包括由市建局職員在會計師（左圖，左一）見證下取出標書；然後會計師向鏡頭逐一展示每份標書的公司名稱及工程標價，供業主代表監察（右圖）。

有參加視像開標的業主與市建局團隊分享，認同整個過程流暢、嚴謹，對這項科技應用十分滿意。其中，旺角一幢大廈的法團管理委員會主席莊小姐說，她居住的大廈已經超過50年，有外牆滲水、公共喉管漏水等問題，故參加市建局多項樓宇復修資助計劃，盼能早日翻新大廈。法團早前已招標聘請工程顧問，但卻因為近期疫情嚴峻導致招聘承建商的開標程序受阻，感到擔憂。

她與另外三位法團代表參與是次招聘承建商的視像開標，形容整個過程與實體現場開標沒大分別，尤其會計師透過鏡頭向業主宣讀和清楚展示投標公司的名稱及標書金額，再在每份標書的投標總價旁蓋上市建局印章及日期，並簽署作實，讓業主代表對開標結果感到安心。不過，莊小姐也不諱言，法團下一步需要為如何籌辦業主會議以進行聘用承建商的議決而煩惱，若市建局能夠協助進一步應用科技，舉行視像業主會議以突破限聚令的限制，法團樂意配合。

視像直播業主會議涉及複雜法律條文

今次視像開標的新安排獲得業主認同，為籌組樓宇復修工程的工作邁進一步。然而，團隊亦留意到部份未有登記使用視像開標服務的受影響法團，認為即使成功開標，法團仍面對召開業主會議，就聘用工程顧問或承辦商進行討論及議決的困難，因而仍然猶豫不決。

雖然有業主希望進一步探討舉行視像業主會議的可行性，惟現時《建築物管理條例》及相關的大廈管理工作守則和指引，並無明文規定接納視像業主會議，及其涉及的操作要求。在研究相關安排的可行性時，法團需要評估進行視像業主會議的相關執行細節，包括場地、核實參與會議業主身份及「被委任代表」的措施、點算法定人數以至業主投票的方式，是否符合現行法例定義下對業主會議程序的規管。

有見及此，市建局團隊為協助業主全面審視有關情況，正就現行大廈管理法規針對法團在舉行業主會議時須滿足的不同要求，諮詢物業管理、專長處理樓宇管理事務的法律界別以至創新科技界持份者的意見。團隊經過初步研究，就舉行視像業主會議涉及的問題，歸納為以下三方面：

（一）須釐清業主會議地點的定義
根據《建築物管理條例》第34D條第三款，業主的決議要在按照該條例附表三的規定而召開及進行的業主會議上通過。附件三詳細列明召開業主會議的要求，包括法團管理委員會秘書須在會議日期至少14天前，向每一名業主及租客代表發出會議通知，「會議通知須指明 (a) 會議日期、時間和地點；及 (b) 擬在會議上提出的決議(如有的話) 或其他擬在會議上討論的事宜」。然而，附件三並無表示線上視像平台直播業主會議是否符合「地點」的定義。換言之，舉行會議的「地點」是否只限於一個可供業主親身出席、並就擬議事項作討論的實體場地，需進一步釐清。

（二）如何核實視像業主會議的投票者身份
根據《建築物管理條例》第20A條，透過招標方式競投的服務（例如招聘工程承建商），若有關金額超過法團每年預算款額的20%，競投公司所提交的投標書是否獲採納，須取決於在法團業主會議上通過的業主決議。該條例附件三第三款列明，業主會議上一切事項，「均由親自投票或委派代表投票的業主以過半數票決定」。

參與視像直播會議的業主，若透過電子方式投票，過程中如何核實投票者的身份，確認業主是「親自投票或委派代表投票」，以及如何點算有效的業權分數，均涉及較複雜的數碼身份認證技術；此外，亦須顧及網絡保安的問題，包括如何禁止非業主或授權出席人士透過非法手段參與會議、投票形式會否違反大廈公契等。而整個會議過程及相關投票紀錄的數據儲存、業主私穩及會議涉及敏感資料的資訊保安措施等，亦是視像會議不能忽略的範圍。

（三）更改業主會議模式需業主共識
根據《建築物管理條例》附件8第15條，「業主會議程序，須為業主所決定者」，但無觸及有關改變業主會議形式的程序。團隊審視了部份涉及業主會議程序的法庭案例及判決，其中一宗個案的判辭提及，由於業主會議的程序應由業主決定，有關改變會議形式必須得到全體業主一致同意。然而，在實際操作上，要在舉行視像會議前，召集全體業主舉行實體會議，以一致通過改變業主會議形式的議決，難度甚高。

總結來說，《建築物管理條例》所規管的業主會議模式，是以實體形式進行為基礎。視像業主會議是否具法律效力，仍取決於法庭對《建築物管理條例》的解讀和個別大廈公契的條款。即使法律上容許召開視像會議，亦要注意召開會議和執行會議程序的實際操作，例如部份長者業主未必熟悉使用電子設備或網上會議軟件、網絡連線、信號接收的流暢度，以免造成會議中斷；以及視像會議如何能像實體會議般讓參與者自由發表意見等。

探索試行視像業主會議新模式 

市建局明白試行視像業主會議涉及多方面的難題，實踐上必須作周全考慮，在加快處理積壓的招標項目聘用議決和相關工程服務採購，及相關程序須符合法規要求，二者之間取得平衡。

但我相信，創新思維加上科技的應用，只要敢於探究和嘗試，總有方法將不可能變成可能。我留意到，疫情導致舉行法定會議受阻的情況並不限於業主會議，一些上市公司可能同樣無法召開實體股東大會；而部分較大型的上市公司便積極應用科技，成功召開視像直播股東大會。這類視像股東會不單具備直播會議的功能，更結合智能網上平台，提供實時投票、即場發問等功能，讓與會者與公司管理層代表討論營運業務。

市建局團隊借鑑視像股東大會的執行經驗，計劃聯絡本地的創科機構，研究設立一個專屬適用於大廈管理事務的視像會議平台的可行性，以善用各類數碼身分認證技術，核實業主身分和持有的業權份數，以便業主在視像平台上討論各類事項，並就相關決定作出投票。

我期望在短期內可就籌辦業主視像會議制訂一套初步方案，以諮詢已完成開標程序、但仍待安排業主會議作討論和議決的法團的意見。有需要時，亦會徵詢相關政府部門、法律界和物業管理界別持分者的意見，以進一步深化建議。

當相關方案研究成熟，並完成一系列涵蓋技術、法律及保安等範疇的可行性評估後，市建局將考慮揀選一個樓宇復修工程項目作為試點，協助相關法團舉行視像業主會議，歸納試行的執行經驗，以便作進一步優化及總結。

我們考慮推行試點項目的條件，包括涉及的單位數目較少，例如是樓層較少的單幢樓，讓法團較容易就改變舉行會議的形式取得業主的共識，以及核實參與會議業主的身份；相關的樓宇復修工程具急切性，例如是維修老舊破損的渠管，務求盡快減低疫情在樓宇爆發的風險，保障居民健康；此外，需要議決的事項要較簡單，例如只就單一工程方案作投票，增加討論和投票效率，亦讓業主易於適應新的會議形式。

我和團隊都明白，要協助業主促成舉行視像會議、加快處理涉及樓宇維修相關工程招標及服務採購的議決，涉及複雜的問題和全盤的考量，並不容易。然而，面對疫情持續的嚴峻挑戰，大廈管理跟其他經濟和民生事務一樣，必須配合不斷轉變的環境，作適時、適度的調整，才能轉危為機，走出困局。